Tutte le funzioni di Dance Suite

01Cos'è Dance Suite

Dance Suite è il gestionale per scuole di ballo e fitness: mette in un unico posto l'anagrafica degli allievi, gli abbonamenti, le presenze, la messaggistica con famiglie e insegnanti, la rubrica contatti e la contabilità. È pensato per essere usato da computer in segreteria e da telefono, sia dallo staff sia dalle famiglie e dalle insegnanti, tramite delle app installabili senza passare da uno store.

02Accesso e ruoli

Due livelli di accesso, per separare il lavoro quotidiano dalla parte contabile.

Il primo utente amministratore si crea al primissimo avvio, dalla pagina di configurazione iniziale. Da lì in poi si accede sempre dalla pagina di login con nome utente e password. Solo l'amministratore può creare nuovi utenti, dal menu Utenti.

Permessi granulari per operatore

Un operatore non deve per forza restare escluso da tutta la Contabilità: dalla scheda utente l'amministratore può flaggare singolarmente le aree in più da concedere — Contabilità (prima nota, bilancio, conti, fornitori) e Compensi insegnanti — senza doverlo promuovere ad amministratore. La gestione utenti resta comunque sempre riservata al solo amministratore.

03Allievi

L'anagrafica è il punto di partenza: da qui si iscrive un allievo ai corsi, si genera il suo tesserino e si segue tutta la sua storia in scuola.

Scheda allievo

1. Menu Scuola → Allievi → "+ Nuovo allievo": compila dati anagrafici, contatti, eventuale genitore collegato (per i minorenni).
2. Dalla scheda dell'allievo si gestiscono iscrizione ai corsi, abbonamenti, ricevute e documenti in scadenza (certificato medico, assicurazione, tesseramento).
3. Il tesserino QR (generato dalla scheda) serve sia per il check-in in ingresso sia come link personale all'area riservata famiglia (vedi sezione Messaggistica).

Segnali a colpo d'occhio

In cima alla scheda compaiono da soli, solo quando servono, i segnali che meritano attenzione: un badge se l'allievo è a rischio abbandono (abbonamento scaduto da tempo e mai rinnovato, oppure nessuna presenza da più di 15 giorni pur avendo un abbonamento attivo), uno se la famiglia non ha ancora attivato l'app/le notifiche, più le presenze della stagione in corso e l'ultimo incasso registrato, con un tocco per aprirne la ricevuta.

Genitori e tutori collegati

Un allievo minorenne può avere più di un genitore/tutore collegato — ad esempio madre e padre, o un tutore oltre a un genitore — ciascuno con il proprio ruolo. Uno solo alla volta è il "titolare" della chat e del portale famiglia (cambiabile in qualunque momento dalla scheda), ma qualunque genitore collegato può comunque caricare un certificato medico o richiedere una modifica dati dal proprio link personale.

Cronologia delle modifiche

Ogni modifica ai dati anagrafici resta tracciata: chi l'ha fatta, quando, e il valore precedente accanto a quello nuovo. Utile con più persone che lavorano sulla stessa anagrafica, per capire a colpo d'occhio cosa è cambiato e quando.

Invio diretto dei documenti

Il modulo di iscrizione già compilato con i dati dell'allievo si può inviare via email alla famiglia con un tocco dalla scheda, senza doverlo prima scaricare e allegare a mano.

Icone di azione rapida

Nell'elenco Allievi, ogni riga ha una fila di icone per le azioni più frequenti — aprire la scheda, modificare i dati, rinnovare l'abbonamento, emettere una ricevuta, registrare una presenza, aprire il tesserino QR o la chat — senza dover prima entrare nella scheda completa. L'icona "Rinnova" calcola da sola la data di decorrenza giusta: dal giorno successivo alla scadenza dell'ultimo abbonamento, non da oggi.

Importazione da un altro gestionale

Se arrivi da un altro programma, non serve reinserire tutti gli allievi a mano: da Allievi → Importa puoi caricare un file CSV o Excel (.xlsx) con l'elenco allievi — vengono riconosciute le colonne più comuni (nome, cognome, codice fiscale, data di nascita, contatti). L'importazione mostra un'anteprima prima di confermare, e segnala da sola eventuali doppioni già presenti in anagrafica.

Iscrizione online

Una pagina pubblica, collegabile dal sito della scuola, dove un nuovo allievo può compilare da solo la richiesta di iscrizione (con l'informativa privacy GDPR inclusa) e scegliere il corso di interesse. Le richieste arrivano in una lista da approvare: all'approvazione, la scheda allievo (e l'eventuale genitore) viene creata in automatico. Subito dopo l'invio, un avviso ben visibile ricorda che l'iscrizione si intende completa solo dopo l'approvazione della segreteria e il pagamento della quota dovuta — nessun equivoco su cosa manca ancora.

04Corsi e orari

• Crea un corso, assegna l'insegnante titolare e imposta gli orari settimanali (giorno, ora, aula)
• Puoi assegnare un'insegnante diversa a un singolo orario, oppure segnalare una sostituzione per una data specifica senza cambiare l'assegnazione abituale
• Data di inizio lezioni facoltativa, per i corsi che non partono tutti lo stesso giorno dell'anno accademico
• Da ogni corso si stampa l'elenco degli iscritti, con la colonna "Scade il" e "Lezioni rimaste" per chi ha un abbonamento a pacchetto/trimestrale a scalare; un filtro Attivi/Ex allievi mostra anche chi ha lasciato quel corso
• Dalla pagina Planning si stampa l'intero orario settimanale della scuola, raggruppato per giorno

05Prenotazioni a posti limitati

Per le lezioni dove serve contare le teste — capienza dell'aula, sicurezza, materiale limitato — si può impostare un numero massimo di posti prenotabili.

• Nella scheda dell'orario si imposta "Posti massimi": lasciato vuoto, quell'orario resta senza alcuna prenotazione, esattamente come oggi
• Le famiglie prenotano da sole dalla loro area personale sul telefono, occorrenza per occorrenza (es. "lunedì 12" invece che il corso intero)
• Quando i posti finiscono, il sistema propone insieme un orario alternativo dello stesso corso con posti liberi, e la possibilità di mettersi comunque in lista d'attesa
• Se si libera un posto (una famiglia annulla), il primo della lista d'attesa viene promosso e avvisato in automatico via chat
• Per le lezioni a posti limitati, il check-in richiede una prenotazione confermata per quel giorno: chi non l'ha fatta viene respinto all'ingresso, per non superare mai il numero massimo in aula

06Abbonamenti

Diversi tipi di abbonamento convivono nella stessa scuola: mensili, pacchetti a ingressi, trimestrali "a scalare".

Abbonamento mensile a calendario

Invece di calcolare un mese "da oggi a un mese dopo", il mensile si sceglie a calendario: selezioni i mesi da pagare da un elenco (con spunta), il sistema calcola da solo il prezzo — anche prorated se il mese è iniziato a metà — e propone in automatico il mese successivo all'ultimo già pagato al momento del rinnovo. Rimane sempre possibile correggere l'importo a mano.

Pacchetti a ingressi e trimestrali "a scalare"

Ogni check-in scala una lezione dal totale acquistato; l'abbonamento scade alla prima tra le due condizioni (lezioni finite o tempo scaduto, per i trimestrali a scalare). Il sistema avvisa da solo quando restano poche lezioni (vedi sezione Scadenze). Dalla scheda dell'allievo, una sezione dedicata riepiloga tutti gli ingressi ammessi con l'abbonamento a scalare in corso, con un contatore "N di M" sempre aggiornato.

Pagamento a rate

Alla creazione di un abbonamento si può scegliere di dividerne il pagamento in più rate (da 2 a 12), con importo diviso in parti uguali e scadenze mensili a partire dalla data scelta. Ogni rata si paga emettendo una vera ricevuta collegata: nessun doppio incasso da tenere a mente, la rata risulta "pagata" da sola non appena la ricevuta viene creata.

07Ricevute e contabilità Contabilità: solo amministratore

• Ricevuta per allievo/abbonamento con modalità di pagamento (contanti, bancomat, bonifico, rimessa diretta) — scegliendo contanti o bancomat, il conto contabile giusto si seleziona da solo (restando comunque modificabile a mano), e con il bancomat la commissione dell'incasso elettronico si registra da sola in prima nota come uscita separata
• La firma del legale rappresentante può comparire in automatico su ricevute, attestato di detrazione fiscale, contratti di collaborazione e ricevute di compenso — si carica una volta sola e resta valida per tutti i documenti
• Stampa della ricevuta e attestato annuale di detrazione fiscale per le famiglie
• Prima nota e giornale di cassa, consultabili su tutti i conti insieme (con i totali del periodo) oppure su un singolo conto con saldo progressivo riga per riga; bilancio dell'anno accademico, gestione conti e fornitori — riservati all'amministratore

08Presenze e check-in

• Totem di check-in: una pagina da tenere sempre aperta all'ingresso, che riconosce il tesserino QR/barcode e resta collegata da sola tutto il giorno
• Non serve per forza un lettore fisico: un pulsante attiva la fotocamera del pc o del tablet, che legge lo stesso tesserino (QR o codice a barre) inquadrandolo
• Se un allievo dimentica il tesserino, si registra comunque la presenza a mano dalla sua scheda
• Registro ingressi consultabile e filtrabile per data

09Insegnanti, compensi e staff

• Tesserino QR personale per il check-in e per il link "Le mie presenze"
• Registro presenze insegnanti, stampabile per giorno/mese/intervallo
• Le insegnanti possono segnalare correzioni o presenze dimenticate, che lo staff approva o respinge
• Ricevuta di compenso calcolata in automatico: a lezione svolta, a ore lavorate, o a percentuale sugli incassi degli allievi del proprio corso — a seconda di come è impostata l'insegnante

10Messaggistica e app installabili

Una chat interna sostituisce sms e telefonate per le comunicazioni di routine, con notifiche push sul telefono.

Con allievi e famiglie

• Conversazione diretta per ogni famiglia (i figli di uno stesso genitore condividono un'unica chat, non una a testa)
• Messaggi broadcast a tutti gli allievi, a un corso, o a un gruppo scelto — con un saluto personalizzato facoltativo ("Ciao [nome],") che si adatta da solo a ciascun destinatario
• Solo amministratori e segreteria possono scrivere agli allievi

Tra insegnanti

• Messaggistica privata uno-a-uno tra insegnanti, visibile anche allo staff (che può intervenire)
• L'amministratore può anche scrivere direttamente a un'insegnante, o a tutte insieme in broadcast

Le tre app installabili

Non servono store: si installano da un link/QR personale, con "Aggiungi a schermata Home" dal telefono.

11Area famiglia: documenti e richieste

Dalla propria area personale sul telefono, allievi e famiglie gestiscono da soli alcuni documenti e richieste che altrimenti richiederebbero una telefonata o un passaggio in segreteria.

• Attestato annuale di detrazione fiscale scaricabile in autonomia, con l'importo totale calcolato da solo sulle ricevute dell'anno scelto
• Foto o scansione del certificato medico caricabile direttamente dal telefono; la segreteria la vede subito dalla scheda dell'allievo
• Richieste di modifica dati (es. telefono, indirizzo, email cambiati): la famiglia scrive cosa correggere, la segreteria approva o respinge con un motivo
• Documenti di iscrizione sempre disponibili da scaricare — per chi si è iscritto online, il PDF mostra già i consensi sulla privacy realmente dati, con data e ora
• Un'icona "Paga online" dedicata, con un link diretto alla pagina di pagamento della scuola — comoda da telefono, senza dover chiedere le coordinate bancarie a voce

12Bacheca virtuale

Un canale separato dalla chat privata, per avvisi e circolari rivolti a tutta la scuola: chiusure straordinarie, saggi, comunicazioni generali.

• Ogni avviso pubblicato è visibile a tutte le famiglie e allievi, sempre — non c'è un destinatario da scegliere, a differenza dei messaggi broadcast della chat
• Alla pubblicazione parte subito una notifica push sul telefono di tutte le famiglie
• Si può allegare una foto o un PDF, come negli allegati della chat
• È possibile impostare una data di scadenza facoltativa: dopo quella data l'avviso resta consultabile nello storico, ma non più in evidenza

13Rubrica contatti

Una rubrica separata dagli allievi, per fornitori, professionisti ed enti — con invio email e link WhatsApp pronti all'uso.

• Import diretto della rubrica di Mozilla Thunderbird (CSV), con anteprima e controllo doppioni per email
• Categorie create e gestite liberamente (es. "Fornitori", "Enti"), per raggruppare i contatti
• Contatore dei contatti totali e per categoria, sempre visibile — la composizione della rubrica a colpo d'occhio, senza aprire ogni categoria una per una
• Invio email a un contatto singolo o a un'intera categoria, da un indirizzo dedicato
• Link WhatsApp pronti da aprire (click-to-send): il testo è già scritto, sei sempre tu a premere Invia
• Anche qui, lo stesso saluto personalizzato facoltativo ("Ciao [nome],") per email e WhatsApp: un testo diverso per ciascun destinatario, non uno anonimo uguale per tutti

14Identità unica delle persone Novità

Una stessa persona può passare negli anni tra ruoli diversi — un'allieva che diventa genitrice, un'insegnante che frequenta anche un corso, un'ex allieva ricontattata dalla rubrica. La pagina Persone la riconosce come una sola identità, indipendentemente da quante schede (allievo, genitore, insegnante, contatto) la riguardano.

Ricerca trasversale

Da Persone si cerca per nome, cognome o codice fiscale attraverso tutte le provenienze insieme. Ogni risultato mostra le qualifiche assegnate — Allievo/a, Genitore Allievo/a, Ex Allievo/a, Genitore Ex Allievo/a, Fornitore, Insegnante, Ex Insegnante, Altro — e una stessa persona può averne più di una contemporaneamente (es. Insegnante e Allievo/a insieme). Le qualifiche sono libere: se ne può aggiungere una nuova al volo, senza restare vincolati alle otto iniziali.

Sospetti doppioni e fusione manuale

Il pulsante Sospetti doppioni in cima alla ricerca segnala da solo i casi in cui più persone condividono nome e cognome ma non sono ancora state riconosciute come la stessa (tipicamente: nessun codice fiscale in comune). Da lì si sceglie, gruppo per gruppo, se davvero si tratta della stessa persona e si fondono in una sola scheda con un tocco — dati anagrafici, qualifiche e collegamenti alle schede di provenienza restano tutti sulla persona risultante, mai persi.

15Balla & Snella: la sfida del peso Novità

Per il corso fitness "Balla & Snella", una vera e propria gara trimestrale di calo peso tra le iscritte (tutte maggiorenni), integrata nel gestionale senza fogli Excel a parte.

Pesate e classifica

• Tre periodi fissi l'anno (ottobre-dicembre, gennaio-marzo, aprile-giugno — nessun periodo estivo): il primo si crea da solo alla prima pesata inserita
• Inserimento pesate in blocco da Pesate, un campo per ciascuna iscritta, con la data modificabile
• Classifica live sempre visibile durante il periodo, ordinata per kg persi in assoluto; a parità di kg persi vince chi ci ha messo meno giorni (spareggio automatico)
• Chi si iscrive a metà periodo parte dalla pesata rilevata al momento della sua iscrizione, non da quella di inizio periodo

Chiusura periodo e premio

A fine periodo, un pulsante dedicato "congela" la classifica in una fotografia storica che non cambia più, nemmeno correggendo una pesata dopo la premiazione. Compare quindi un banner con la vincitrice e un link già pronto per crearle l'abbonamento trimestrale del periodo successivo gratuito — il gestionale non lo crea da solo, resta un gesto della segreteria. Lo storico di tutti i periodi conclusi resta consultabile da Storico contest.

Il grafico nella scheda allievo, e la privacy in area personale

Chi è (o è stata) iscritta a Balla & Snella ha nella propria scheda un grafico dell'andamento peso nel tempo. Dalla propria area personale sul telefono, ogni allieva vede solo il proprio peso e il proprio grafico — mai la classifica, mai il dato di un'altra partecipante.

16Scadenze e solleciti automatici

Il sistema tiene d'occhio da solo certificati medici, assicurazioni, tesseramenti e abbonamenti in scadenza — e avvisa su due canali diversi, senza bisogno di controlli manuali.

Per gli abbonamenti "a scalare" c'è anche un doppio avviso sulle lezioni rimaste, indipendente dalla data: un primo avviso quando restano poche lezioni, uno più deciso quando ne restano solo un paio (anche se la data di scadenza formale è ancora lontana).

17Report e dashboard

La dashboard non è solo un riepilogo di numeri: un pannello dedicato segnala da solo le situazioni che meritano un'occhiata, senza dover andare a cercarle una per una.

Barra riepilogo in cima alla pagina

Prima ancora di scorrere la pagina, una fila di pillole cliccabili mostra subito se c'è qualcosa da controllare — rate scadute (con il totale in euro), certificati e tesseramenti scaduti, documenti mai forniti, allievi che non si presentano, iscrizioni online in attesa — oppure un semplice "tutto in regola" quando non c'è nulla in sospeso. Accanto, l'etichetta della stagione in corso (es. "2026/2027").

Oggi in tempo reale

Un riquadro dedicato al giorno stesso: quante lezioni sono già state svolte oggi rispetto al totale previsto, l'incasso e il numero di pagamenti di oggi confrontati con la media degli ultimi 30 giorni. Ogni numero apre il proprio elenco di dettaglio con un tocco.

Pannello "Da controllare"

• Allievi con abbonamento attivo che non si presentano da più di 15 giorni
• Rate di pagamento scadute e non ancora pagate, con il totale in euro
• Certificati medici e tesseramenti già scaduti, oltre ai documenti mai registrati (data mai inserita, diverso da "scaduto")
• Richieste di iscrizione online ancora in attesa di approvazione
• Minorenni in anagrafica senza alcun genitore/tutore collegato
• Compleanni della settimana in corso, non solo quelli del giorno
• Pacchetti/trimestrali a scalare conclusi (lezioni esaurite o data superata) senza che sia stato rinnovato un nuovo abbonamento

Anche gli ingressi di oggi si vedono distinti per corso, non solo come totale complessivo. Oltre a questo, la dashboard mostra il riepilogo generale della scuola e le scadenze dei prossimi 7 giorni; i report statistici restano disponibili a parte, stampabili sull'andamento della scuola.

18Multisede — per scuole con più sedi

Un'estensione pensata per chi ha (o apre) più di una sede fisica della propria scuola, disponibile come formula separata (vedi Prezzo). Con una sola sede il gestionale resta identico in tutto e per tutto alla versione standard: nessuna funzione in più da imparare finché non serve davvero.

• Ogni allievo appartiene fisicamente a una sola sede, assegnata alla creazione: due sedi non condividono mai allievi o corsi tra loro
• Un operatore può essere assegnato a una sede specifica (vede/gestisce solo quella — allievi, corsi, abbonamenti, ricevute, contabilità, messaggi, bacheca, report) oppure restare "segreteria centrale", con vista e filtro su tutte le sedi insieme
• Ogni sede ha il proprio totem di check-in, configurato con un link pronto in un clic: respinge sempre un tesserino di un'altra sede, senza possibilità di confonderle
• Le insegnanti restano condivise tra le sedi, senza alcuna restrizione — possono lavorare su corsi di sedi diverse liberamente

19Dati, GDPR e licenza

• Modulo di iscrizione con informativa privacy conforme al Regolamento UE 2016/679, generato in PDF pronto da firmare
• Ogni scuola ha i propri dati, separati da quelli di ogni altra installazione
• Il software è concesso in licenza d'uso alla singola scuola cliente, non venduto in proprietà — i dettagli sono nel documento di licenza allegato all'installazione