Tutte le funzioni di Dance Suite

01Cos'è Dance Suite

Dance Suite è il gestionale per scuole di ballo e fitness: mette in un unico posto l'anagrafica degli allievi, gli abbonamenti, le presenze, la messaggistica con famiglie e insegnanti, la rubrica contatti e la contabilità. È pensato per essere usato da computer in segreteria e da telefono, sia dallo staff sia dalle famiglie e dalle insegnanti, tramite delle app installabili senza passare da uno store.

02Il nuovo gestionale e le novità recenti

Dal 28 ottobre 2026 Dance Suite ha una nuova interfaccia (versione 2026.10.DS-RTM). Le regole della scuola — abbonamenti, ricevute, documenti obbligatori, compensi — sono le stesse di sempre: cambiano l'aspetto e il modo di muoversi tra le pagine, che ora sono più rapide, più ordinate e si usano bene anche da tablet e da telefono.

Il nuovo aspetto

• Fascia prugna in alto: logo, nome dell'utente e della scuola, le scorciatoie di ogni giorno — Medico, Iscrizioni, Planning, Tesseramenti, Moduli — e le icone per Ricevute (€), Impostazioni scuola e uscita
• Barra delle sezioni: MENU, NUOVA (apre subito il modulo di un nuovo allievo), DASHBOARD, ANAGRAFICHE, CORSI, EVENTI e TOTEM; la sezione in cui ci si trova è evidenziata. A destra, la ricerca
• Elenchi a schede con le icone di azione su ogni riga: occhio (apre la scheda), matita (modifica), € (nuova ricevuta), carrello (nuovo abbonamento) e scatola (ex allievo)
• Pillole colorate con un numero segnalano ciò che richiede attenzione: certificati scaduti, documenti mancanti, rate scadute, pacchetti conclusi senza rinnovo
• Barra scura in basso con la versione, l'ora e la Chat assistenza per scrivere all'assistenza tecnica senza uscire dal gestionale
• Le app per famiglie e insegnanti sul telefono hanno lo stesso stile prugna e fucsia

Il menu a macro-aree

Il pulsante MENU apre a sinistra l'elenco completo delle pagine, diviso in sei macro-aree — Anagrafiche, Didattica e corsi, Amministrazione, Controllo accessi, Comunicazioni e Sistema. Ogni macro-area si apre e si chiude con un clic sul titolo; si apre da sola quella che contiene la pagina in cui ci si trova. Dentro Didattica e corsi ci sono due sotto-aree: Balla & Snella (elenco delle allieve e Weight contest) e Ballo AntiAge (elenco delle allieve e valutazioni funzionali).

Il menu si chiude con la ✕, con il tasto Esc o con un clic sulla parte scura della pagina.

La scheda dell'allievo, del corso, dell'insegnante

La scheda di un allievo mostra in cima nome, età, corso e stagione, i pulsanti più usati (Nuova ricevuta, Abbonamento, Assicurazione e tesseramento, Modifica, Tesserino, Attestato detrazione) e le note sempre in evidenza. Le linguette dividono il resto: Dati (con i documenti obbligatori e la loro validità), Abbonamenti, Corsi, Ricevute, Ingressi, Coppie, Genitori e Cronologia. Anche corsi e insegnanti hanno la loro scheda a linguette (per il corso: allievi, orari, presenze, incassi).

Una ricerca sempre a portata di mano

In alto a destra la ricerca trova per nome, cognome, codice fiscale, telefono anche parziale o codice del tesserino e porta all'elenco Anagrafiche già filtrato. Chat, monitor del check-in e Dashboard si aggiornano da soli, in tempo reale.

Dashboard: cosa richiede attenzione oggi

La Dashboard è la prima pagina dopo l'accesso. Mostra le pillole dei segnali, i contatori (allievi, abbonamenti attivi, corsi, insegnanti), «Cose da fare» in ordine di urgenza (Urgente, Da controllare, Buona notizia) e «Da segnalare oggi», cioè chi ha lezione oggi e qualcosa in sospeso. L'elenco è calcolato con regole fisse sui dati della scuola, senza che nessun dato lasci il server.

Coppie di ballo

• Coppie e gruppi (Didattica e corsi): le coppie di cavaliere e dama per disciplina e per corso; un allievo può avere più coppie, una attiva per disciplina
• Nella scheda dell'allievo la linguetta Coppie; nella scheda del corso l'elenco delle coppie del corso, stampabile
• Al totem, quando entra uno dei due, la risposta dice se il partner è già arrivato
• In ricevuta compare lo sconto di coppia (mai cumulato con quello di famiglia: si applica il più alto) e l'intestazione «A e B»

Il totem nel nuovo stile

La pagina del check-in ha lo stesso stile prugna e fucsia, con il logo e «Check-in ingresso» al centro e l'orologio a destra. La risposta è un grande riquadro: verde (ammesso, con nome, lezione e ora), rosso (negato, con il motivo) o giallo (ammesso con un avviso su un documento in scadenza). Il pulsante TOTEM della barra la apre da qualsiasi computer; sul totem d'ingresso si usa l'indirizzo con la chiave del totem, senza accesso.

Il portale degli insegnanti, con il tesserino QR

Ogni insegnante ha il proprio link sul telefono: timbrature di ingresso e uscita, calendario delle lezioni, compensi del mese, segnalazione di presenze mancanti e chat con la segreteria. In alto la chiave apre Il mio tesserino: il QR da mostrare al totem per timbrare, utile se il tesserino stampato è rimasto a casa.

Rev.49-55: feste con prenotazione, grafico ingressi, un'unica registrazione per persona

• Feste e prenotazioni (Didattica › Eventi): la festa della scuola (es. Natale) con posti totali, quote anticipate facoltative, invito alle famiglie in chat; le famiglie prenotano dall'app indicando adulti, bambini sotto i 13 anni, piccoli 0-3 anni (e quanti con sedia), intolleranze e corso. I posti scalano con adulti + bambini; la prenotazione è «da confermare» finché in segreteria non si registra il pagamento delle quote («Segna come pagata»); lista d'attesa automatica, totali per l'organizzazione ed elenco stampabile
• Grafico degli ingressi per disciplina nella Home: una linea per disciplina, un punto per giorno, filtro sul periodo (mese con le frecce, 30 o 90 giorni, stagione) e riepilogo per mese con confronto sul mese scorso
• Filtro «Numero assicurazione vuoto» in Anagrafiche › Assicurazione, per trovare chi ha l'abbonamento attivo ma non ha il numero della tessera
• Note di una persona: il campo «Nota della persona» si modifica dalla scheda persona; cancellando la nota dalla scheda allievo si cancella anche la copia sulla persona
• Una sola registrazione: un allievo non compare più «copiato» in rubrica; sulla scheda del contatto di una persona già allieva un avviso rimanda alla scheda allievo e spariscono i pulsanti «Converti in allievo»; nella ricerca generale una persona che è già allieva compare una volta sola

Rev.42-48: controlli sulle richieste online, allievi in rubrica per corso, invio guidato WhatsApp, moduli da stampare, codice fiscale automatico

• Richieste di iscrizione online controllate: codice fiscale con lettera di controllo giusta e coerente con nome, data, sesso e comune; email con dominio esistente (niente indirizzi «usa e getta») e link di conferma, solo dopo il clic la segreteria viene avvisata; difese contro i programmi automatici
• Allievi e rubrica: dalla rev.52 un allievo resta una sola registrazione (la sua scheda) e non si crea più una copia in rubrica; le categorie di corso della rubrica riguardano i contatti inseriti a mano e chi ha lasciato il corso passa agli «ex allievi»
• Scrivere agli allievi di un corso: «Allievi del corso …» tra i destinatari di email, WhatsApp ed email programmate (per chi ha una scheda in rubrica)
• Invio guidato WhatsApp: una famiglia alla volta, con il messaggio già scritto; l'invio resta un tuo tocco, con avanzamento, «Salta» e «Indietro»
• Moduli da stampare (Sistema › Stampa): i moduli della lezione di prova di ogni corso, pronti in PDF
• Codice fiscale automatico: se cambia nome, cognome, data di nascita, sesso o comune, il codice fiscale si ricalcola al salvataggio e nome, cognome e codice vengono aggiornati anche su persona, contatto di rubrica, genitore e insegnante collegati; i codici scritti a mano non vengono toccati

Rev.25-41: archivio unico, email programmate, compensi effettivi, annulla operazione, visite del medico sportivo

• Un solo archivio «Anagrafiche»: una riga per persona (allievi, genitori, ex allievi, lezioni di prova, contatti, fornitori, insegnanti, personale d'ufficio, amministratori) con i filtri per ruolo a colpo d'occhio; le vecchie liste separate non esistono più
• Email programmate: l'invio delle email dalla rubrica a un giorno e un'ora precisi, dal server (il computer può essere spento); si possono spostare, annullare o rilanciare. Le funzioni di email e WhatsApp dalla rubrica stanno ora tutte nel menu Comunicazioni
• Solleciti dalla pagina Scadenze: una campanella per riga con la scelta email o WhatsApp, messaggio precompilato e storico; nuovo filtro «Assicurazione» (scaduta, in scadenza, mai fornita)
• Lezione di prova con nuova persona: «Nuovo › Lezione di prova» crea contatto, persona e lezione in un solo passaggio
• Compensi insegnanti effettivi: riepilogo reale del mese (lezioni svolte, ore timbrate, incassi dei soli abbonamenti), ricevuta di compenso in PDF con prospetto presenze, registrazione dell'uscita in prima nota e «Prospetto incassi» allegabile; regola fissa: Balla & Snella e Ballo AntiAge a lezione, gli altri a percentuale sui soli abbonamenti
• Annulla operazione: ricevuta (che resta nel registro come «ANNULLATA»), movimenti di prima nota, commissioni e scadenze annullati insieme, con l'elenco di cosa verrà tolto e copia nel registro delle operazioni annullate
• Note in evidenza: tutte le note di una persona compaiono subito sulla scheda, senza aprire «Modifica»; nella barra del titolo anche il corso o «ex allievo di …»
• Visite del medico sportivo: la segreteria crea la giornata (fasce da 5 minuti, massimo 30 visite, 25 € da pagare al medico); le famiglie prenotano dalla sezione «Medico» dell'app, con conferma e promemoria in chat, annullamento fino al giorno prima e lista d'attesa. L'esito «Idoneo» registra da solo il certificato sull'allievo e l'invito parte solo a chi ha il certificato scaduto o in scadenza

Rev.23-24: un solo pulsante «Nuovo abbonamento»

• Un solo pulsante «Nuovo abbonamento»: la tariffa «Mensile — a mesi di calendario» porta alla scelta dei mesi (anche non consecutivi, con l'importo proposto e correggibile); il percorso guidato di iscrizione gestisce anche il mensile, fino alla ricevuta unica

Rev.19-22: «non frequentanti» e tesserini non riconosciuti

• «Allievi che non vengono» corretto: i 15 giorni partono dal più recente tra l'ultimo passaggio al totem (anche se respinto) e l'inizio dell'abbonamento in corso, così chi ha appena rinnovato o è tornato dopo una pausa non risulta più assente. Vale anche per «Cose da fare», la scheda dell'allievo e il Report
• Tesserini non riconosciuti al totem: un codice che non corrisponde a nessuna scheda non si perde più. Il totem avvisa «rivolgiti alla segreteria», il gestionale lo registra (codice, ora), gli amministratori ricevono una notifica sul telefono e trovano l'elenco nel Riepilogo check-in e in «Cose da fare»

Rev.18: iscrizione obbligatoria e concatenata, assistente AI

• Percorso di iscrizione in ordine, senza passi saltabili: anagrafica → genitore/tutore (minorenni e diversamente abili) → corso (almeno uno) → abbonamento → assicurazione → tesseramento → ricevuta. Dopo il salvataggio il gestionale apre da solo il passo che manca
• Un solo modulo per il genitore/tutore, quello completo, anche per aggiungere un secondo genitore
• Niente abbonamento senza corso: nuovo abbonamento, abbonamento mensile e rinnovo richiedono un corso attivo; senza corso il tesserino non trova la lezione. Se succede, il totem avvisa «non risulti iscritto a nessun corso» e in Dashboard compare la voce urgente in «Cose da fare», con il filtro «senza corso» nell'elenco Allievi
• Commento giornaliero dell'assistente (facoltativo): con la chiave API di Anthropic, un breve commento in italiano sui numeri della scuola, scritto a partire da soli dati aggregati (mai nomi). Si attiva dall'amministratore, con anteprima dei dati inviati, e si aggiorna ogni mattina o a richiesta

Rev.17: segnalazioni a colpo d'occhio, andamento, ricerca e automazioni

• «Cose da fare» in cima alla dashboard: una lista breve di azioni in ordine di urgenza (urgenti, da controllare, buone notizie), ciascuna con il link per intervenire — rate scadute, pagamenti da verificare, documenti, rinnovi, richieste in attesa, messaggi, lezioni di prova in arrivo. È calcolata dal gestionale con regole fisse: nessuna intelligenza artificiale e nessun dato lascia il server
• «Da segnalare oggi»: quanti allievi hanno lezione oggi e qualcosa in sospeso (rate scadute, certificato, assicurazione, tesseramento), con l'elenco e gli orari, per parlarne prima che entrino in sala
• Elenco Anagrafiche a colpo d'occhio: l'ultimo abbonamento a colori con l'ultima presenza, quattro quadratini per certificato, assicurazione, tesseramento e rate scadute, il filtro «Solo con segnali» e l'ordinamento per ultima presenza o scadenza abbonamento
• Andamento con confronto (Oggi, Settimana, Mese, Stagione): nuovi iscritti, presenze, incasso e allievi con abbonamento valido confrontati con il periodo precedente a parità di giorni trascorsi, più le presenze per disciplina
• Ricerca sempre visibile in alto: per nome, codice fiscale o telefono anche parziale, tra allievi, insegnanti, rubrica, corsi e fornitori
• Lezioni di prova e imbuto: si registrano dalla Rubrica e si seguono fino all'iscrizione e all'abbonamento (prenotate, svolte, iscritte, con abbonamento, con la percentuale di conversione)
• Panoramica stagione dei corsi: per ogni disciplina corsi, insegnanti, iscritti, presenze e presenza media, stagione per stagione
• Automazioni (amministratore): l'elenco di ciò che il gestionale fa da solo, con interruttore per le automazioni che inviano messaggi o modificano dati e l'ultima esecuzione di ciascuna, per accorgersi subito se qualcosa non gira
• Stampe adattate al foglio: qualsiasi formato (A5, A4, A3) e orientamento, il contenuto si adatta all'area di stampa

Rinnovi: nessun falso avviso

Se un abbonamento ha già un successore (un rinnovo già registrato per lo stesso allievo, che partirà alla fine delle lezioni o alla scadenza di quello in corso), il gestionale non segnala più che «va rinnovato»: né sul cruscotto, né nell'elenco allievi, né nei contatori del menu. L'avviso compare solo quando davvero non c'è nessun abbonamento a seguire.

Monitor check-in da remoto e riepilogo ingressi

Una pagina in tempo reale (voce Ingressi del menu Controllo accessi) mostra chi sta entrando, anche da un altro computer o dal telefono, e manda una notifica agli amministratori quando un ingresso viene negato o compare un avviso (abbonamento scaduto, certificato mancante). Il Riepilogo check-in si filtra per corso e per fascia oraria e si stampa.

Tipi di pagamento legati al conto

Quando si incassa o si paga, il tipo di pagamento decide il conto: Contanti va sempre nella Cassa contanti; Bancomat, Assegno, Carta di credito, Addebito diretto, Bonifico e Rimessa diretta vanno sul conto della banca. Il conto compare già indicato in ricevuta, in fattura e in prima nota e non si può cambiare per errore; la commissione dei pagamenti con carta (per esempio il 2,5% di SumUp) si registra da sola come uscita sullo stesso conto.

• Vale per gli incassi (ricevute e fatture) e per le uscite (prima nota, compensi, pagamento delle scadenze fornitori)
• Da Amministrazione › Tipi di pagamento si aggiungono altri tipi (per esempio Satispay), si sceglie il conto collegato, la commissione e si possono disattivare quelli che non servono
• Un controllo, riservato all'amministratore, elenca gli incassi registrati su un conto diverso da quello del loro tipo di pagamento e li sposta con una conferma, insieme alla commissione

Ricerca per numero di telefono

In tutte le ricerche si può scrivere un numero di telefono, anche solo in parte (almeno tre cifre): spazi, trattini e prefisso +39 non contano, quindi lo stesso numero si trova scrivendolo in qualunque modo. La ricerca guarda anche il telefono del genitore o del tutore.

• Anagrafiche (allievi, genitori, contatti, insegnanti, fornitori) e Archivio cartaceo
• Nei campi che collegano un genitore o un allievo già esistente
• In dubbio, cercare il numero dalla ricerca in alto: guarda in tutte le provenienze e nei record collegati

Presenze stampabili: insegnanti e abbonamenti a scalare

• Prospetto presenze dell'insegnante, per mese o intervallo: giorno per giorno ingressi, uscite e ore, e l'elenco delle lezioni svolte con corso, orario e numero di presenti. Si stampa, si esporta in CSV e, con una spunta, si allega al PDF della ricevuta di compenso; serve anche per controllare i compensi. L'insegnante vede il proprio prospetto, senza importi, dal suo portale
• Elenco delle presenze di un abbonamento a scalare: tutte le lezioni usate, numerate («3 di 10»), da stampare o esportare, anche per gli abbonamenti passati. L'allievo o il genitore lo trova nell'area famiglia, in Lezioni

Ogni persona può diventare allievo o ex allievo

Chi è presente solo in anagrafica o in Rubrica, o ha una cartella nell'Archivio cartaceo, si trasforma in allievo con un clic: la scheda si apre già compilata con i dati presenti e resta collegata alla stessa persona, senza creare doppioni. L'icona a forma di scatola, su ogni riga di Anagrafiche, trasforma un allievo in ex allievo (o in contatto) senza cancellare nulla: lo storico resta consultabile dal filtro «Ex allievo/a».

03Accesso e ruoli

Due livelli di accesso, per separare il lavoro quotidiano dalla parte contabile.

Il primo utente amministratore si crea al primissimo avvio, dalla pagina di configurazione iniziale. Da lì in poi si accede sempre dalla pagina di login con nome utente e password. Solo l'amministratore può creare nuovi utenti, dal menu Sistema › Utenti.

Permessi granulari per operatore

Un operatore non deve per forza restare escluso da tutta la Contabilità: dalla scheda utente l'amministratore può flaggare singolarmente le aree in più da concedere — Contabilità (prima nota, bilancio, conti, fornitori) e Compensi insegnanti — senza doverlo promuovere ad amministratore. La gestione utenti resta comunque sempre riservata al solo amministratore.

04Allievi

L'anagrafica è il punto di partenza: da qui si iscrive un allievo ai corsi, si genera il suo tesserino e si segue tutta la sua storia in scuola.

Scheda allievo

1. Pulsante NUOVA nella barra in alto (o Anagrafiche → Nuovo allievo): compila dati anagrafici, contatti, eventuale genitore collegato (per i minorenni).
2. Dalla scheda dell'allievo si gestiscono iscrizione ai corsi, abbonamenti, ricevute e documenti in scadenza (certificato medico, assicurazione, tesseramento): le linguette in alto (dati e documenti obbligatori, abbonamenti, corsi, ricevute, ingressi, coppie, genitori, cronologia) riuniscono tutto ciò che riguarda l'allievo, una sezione per volta.
3. Il tesserino QR (generato dalla scheda) serve sia per il check-in in ingresso sia come link personale all'area riservata famiglia (vedi sezione Messaggistica).

Segnali a colpo d'occhio

In cima alla scheda compaiono da soli, solo quando servono, i segnali che meritano attenzione: un badge se l'allievo è a rischio abbandono (abbonamento scaduto da tempo e mai rinnovato, oppure nessuna presenza da più di 15 giorni pur avendo un abbonamento attivo), uno se la famiglia non ha ancora attivato l'app/le notifiche, più le presenze della stagione in corso e l'ultimo incasso registrato, con un tocco per aprirne la ricevuta.

Genitori e tutori collegati

Un allievo minorenne può avere più di un genitore/tutore collegato — ad esempio madre e padre, o un tutore oltre a un genitore — ciascuno con il proprio ruolo. Uno solo alla volta è il "titolare" della chat e del portale famiglia (cambiabile in qualunque momento dalla scheda), ma qualunque genitore collegato può comunque caricare un certificato medico o richiedere una modifica dati dal proprio link personale.

Cronologia delle modifiche

Ogni modifica ai dati anagrafici resta tracciata: chi l'ha fatta, quando, e il valore precedente accanto a quello nuovo. Utile con più persone che lavorano sulla stessa anagrafica, per capire a colpo d'occhio cosa è cambiato e quando.

Invio diretto dei documenti

Il modulo di iscrizione già compilato con i dati dell'allievo si può inviare via email alla famiglia con un tocco dalla scheda, senza doverlo prima scaricare e allegare a mano.

Icone di azione rapida

Nell'elenco Anagrafiche, ogni riga ha una fila di icone per le azioni più frequenti — occhio per aprire la scheda, matita per modificare i dati, € per emettere una ricevuta, carrello per un nuovo abbonamento, scatola per passare a ex allievo — senza dover prima entrare nella scheda completa. Il rinnovo calcola da solo la data di decorrenza giusta: dal giorno successivo alla scadenza dell'ultimo abbonamento, non da oggi.

Importazione da un altro gestionale

Se arrivi da un altro programma, non serve reinserire tutti gli allievi a mano: in fase di avviamento, con l'aiuto dell'assistenza, si può caricare un file CSV o Excel (.xlsx) con l'elenco allievi — vengono riconosciute le colonne più comuni (nome, cognome, codice fiscale, data di nascita, contatti). L'importazione mostra un'anteprima prima di confermare, e segnala da sola eventuali doppioni già presenti in anagrafica.

Scansione della carta d'identità elettronica

Con un lettore di codice a barre (USB o Bluetooth, si usa come una tastiera) si scansiona il codice a barre sul retro della carta d'identità elettronica dell'allievo o del genitore/tutore: contiene il codice fiscale, da cui il gestionale ricava da solo sesso, data e comune di nascita. Restano da scrivere a mano solo nome, cognome e indirizzo, che il codice a barre non contiene. Se i dati scansionati non coincidono con quelli già in anagrafica, un avviso lo segnala dopo il salvataggio: i dati già presenti non vengono mai sovrascritti in automatico.

Iscrizione online

Una pagina pubblica, collegabile dal sito della scuola, dove un nuovo allievo può compilare da solo la richiesta di iscrizione (con l'informativa privacy GDPR inclusa) e scegliere il corso di interesse. Le richieste arrivano in una lista da approvare: all'approvazione, la scheda allievo (e l'eventuale genitore) viene creata in automatico. Subito dopo l'invio, un avviso ben visibile ricorda che l'iscrizione si intende completa solo dopo l'approvazione della segreteria e il pagamento della quota dovuta — nessun equivoco su cosa manca ancora.

Stampa dell'elenco e ordine degli elenchi

• Il pulsante Stampa elenco dell'elenco Allievi stampa esattamente ciò che si vede: anche dopo aver applicato ricerca, etichetta, corso, stato dell'abbonamento o fasce di età. Il foglio riporta data, ora, numero di allievi e filtri applicati; in stampa compaiono anche email e scadenza dell'abbonamento, mentre pulsanti e icone non vengono stampati
• Gli elenchi di persone (allievi, rubrica, insegnanti, libro soci, elenchi per corso) sono ordinati per cognome, nome e, a parità, data di nascita: due omonimi si distinguono a colpo d'occhio

05Corsi e orari

• Crea un corso, assegna l'insegnante titolare e imposta gli orari settimanali (giorno, ora, aula)
• Puoi assegnare un'insegnante diversa a un singolo orario, oppure segnalare una sostituzione per una data specifica senza cambiare l'assegnazione abituale
• Data di inizio lezioni facoltativa, per i corsi che non partono tutti lo stesso giorno dell'anno accademico
• Da ogni corso si stampa l'elenco degli iscritti, con la colonna "Scade il" e "Lezioni rimaste" per chi ha un abbonamento a pacchetto/trimestrale a scalare; un filtro Attivi/Ex allievi mostra anche chi ha lasciato quel corso
• Dalla pagina Planning si stampa l'intero orario settimanale della scuola, raggruppato per giorno

06Prenotazioni a posti limitati

Per le lezioni dove serve contare le teste — capienza dell'aula, sicurezza, materiale limitato — si può impostare un numero massimo di posti prenotabili.

• Nella scheda dell'orario si imposta "Posti massimi": lasciato vuoto, quell'orario resta senza alcuna prenotazione, esattamente come oggi
• Le famiglie prenotano da sole dalla loro area personale sul telefono, occorrenza per occorrenza (es. "lunedì 12" invece che il corso intero)
• Quando i posti finiscono, il sistema propone insieme un orario alternativo dello stesso corso con posti liberi, e la possibilità di mettersi comunque in lista d'attesa
• Se si libera un posto (una famiglia annulla), il primo della lista d'attesa viene promosso e avvisato in automatico via chat
• Per le lezioni a posti limitati, il check-in richiede una prenotazione confermata per quel giorno: chi non l'ha fatta viene respinto all'ingresso, per non superare mai il numero massimo in aula

07Eventi

Appuntamenti a data singola — saggi, open day, workshop, iniziative promozionali — gestiti a parte dai corsi ricorrenti.

• Ogni evento ha un nome, una data, un luogo facoltativo e un numero massimo di posti facoltativo (vuoto = nessun limite): oltre quel numero il gestionale blocca ulteriori iscrizioni
• Si iscrivono gli allievi già a sistema e, per le iniziative aperte anche a chi non è ancora allievo (per esempio una lezione di prova pubblicizzata sui social), le persone scelte dalla rubrica contatti; i posti contano insieme allievi e contatti
• Su ogni evento si può attivare un promemoria email automatico, mandato due giorni prima a chi è iscritto dalla rubrica: rispetta chi si è disiscritto dalle comunicazioni e non manda mai due volte lo stesso promemoria
• Per chi non ha risposto (o non ha un indirizzo email) c'è un link WhatsApp già pronto con nome, data e luogo dell'evento: sei sempre tu a premere Invia, e il gestionale tiene lo storico dell'ultimo sollecito

08Abbonamenti

Diversi tipi di abbonamento convivono nella stessa scuola: mensili, pacchetti a ingressi, trimestrali "a scalare".

Abbonamento mensile a calendario

Invece di calcolare un mese "da oggi a un mese dopo", il mensile si sceglie a calendario: selezioni i mesi da pagare da un elenco (con spunta), il sistema calcola da solo il prezzo — anche prorated se il mese è iniziato a metà — e propone in automatico il mese successivo all'ultimo già pagato al momento del rinnovo. Rimane sempre possibile correggere l'importo a mano.

Pacchetti a ingressi e trimestrali "a scalare"

Ogni check-in scala una lezione dal totale acquistato; l'abbonamento scade alla prima tra le due condizioni (lezioni finite o tempo scaduto, per i trimestrali a scalare). Il sistema avvisa da solo quando restano poche lezioni (vedi sezione Scadenze). Dalla scheda dell'allievo, una sezione dedicata riepiloga tutti gli ingressi ammessi con l'abbonamento a scalare in corso, con un contatore "N di M" sempre aggiornato.

Pagamento a rate

Alla creazione di un abbonamento si può dividere il pagamento in fino a 12 rate (anche una sola, utile per registrare un importo storico ancora da incassare con la sua scadenza reale). Il gestionale propone importi in parti uguali e scadenze mensili, ma ogni rata si corregge a mano: importo e data sono liberi, così si gestiscono acconti, sconti e scadenze irregolari. Una rata si può aggiungere anche in un secondo momento a un abbonamento già esistente, per esempio un residuo ancora da incassare dopo un acconto. Ogni rata si paga emettendo una vera ricevuta collegata: nessun doppio incasso da tenere a mente, la rata risulta "pagata" da sola non appena la ricevuta viene creata.

09Ricevute e contabilità Contabilità: solo amministratore

• Ricevuta per allievo/abbonamento con modalità di pagamento (contanti, bancomat, bonifico, rimessa diretta) — scegliendo contanti o bancomat, il conto contabile giusto si seleziona da solo (restando comunque modificabile a mano), e con il bancomat la commissione dell'incasso elettronico si registra da sola in prima nota come uscita separata
• La firma del legale rappresentante può comparire in automatico su ricevute, attestato di detrazione fiscale, contratti di collaborazione e ricevute di compenso — si carica una volta sola e resta valida per tutti i documenti
• Stampa della ricevuta e attestato annuale di detrazione fiscale per le famiglie
• Prima nota e giornale di cassa, consultabili su tutti i conti insieme (con i totali del periodo) oppure su un singolo conto con saldo progressivo riga per riga; bilancio dell'anno accademico, gestione conti e fornitori — riservati all'amministratore
• Fatture con IVA su più righe, emesse a un cliente esterno o precompilate da un allievo, con il PDF pronto da stampare. Ogni sezionale ha la propria numerazione, che riparte da 1 a ogni anno. Una fattura emessa non si modifica: si annulla (resta numerata e visibile, come richiede la prassi fiscale) e, se serve stornare un importo, si emette una nota di credito parziale collegata alla fattura
• Scadenzario dei pagamenti ai fornitori: da ogni scadenza si registra il pagamento con i dati già compilati, e la riga si chiude da sola
• Settori vendita/acquisti per raggruppare le voci di prima nota
• Prima nota rapida: registrando un movimento, se il fornitore, il settore o la categoria non esistono ancora si creano al volo dallo stesso modulo (+ Nuovo fornitore, + Nuovo settore, categoria scritta liberamente) senza perdere il movimento in corso

10Porta un amico: sconti sulle iscrizioni

Un programma di segnalazione già pronto: chi presenta un amico e l'amico presentato ottengono entrambi uno sconto, senza fogli o calcoli a parte.

• Chi presenta un amico ha diritto a uno sconto sul rinnovo successivo del proprio abbonamento; l'amico presentato ha lo sconto sulla sua prima iscrizione
• L'importo è stabilito per corso dalla scuola (di base 5 €); se una persona segue più corsi vale il più alto
• Il credito di chi presenta matura quando l'amico paga davvero il suo primo abbonamento; gli sconti si sommano sul rinnovo successivo e ciò che avanza non si riporta
• Il diritto di chi presenta decade se non rinnova entro 7 giorni dalla scadenza
• Al momento della ricevuta gli sconti maturati compaiono già calcolati e si applicano con una spunta

11Presenze e check-in

• Totem di check-in: una pagina da tenere sempre aperta all'ingresso, che riconosce il tesserino QR/barcode e resta collegata da sola tutto il giorno
• Non serve per forza un lettore fisico: un pulsante attiva la fotocamera del pc o del tablet, che legge lo stesso tesserino (QR o codice a barre) inquadrandolo
• Se un allievo dimentica il tesserino, si registra comunque la presenza a mano dalla sua scheda
• Registro ingressi consultabile e filtrabile per data

12Insegnanti, compensi e staff

• Tesserino QR personale per il check-in e per il link "Le mie presenze"
• Registro presenze del personale (insegnanti e segreteria, con filtro), stampabile per giorno/mese/intervallo
• Le insegnanti possono segnalare correzioni o presenze dimenticate, che lo staff approva o respinge
• Ricevuta di compenso calcolata in automatico: a lezione svolta, a ore lavorate, o a percentuale sugli incassi degli allievi del proprio corso — a seconda di come è impostata l'insegnante. Quando una quota del compenso è il corrispettivo del patto di non concorrenza, la ricevuta mostra due voci distinte (compenso e patto) e i relativi "di cui" sul totale

La scheda dell'insegnante a linguette

Aprendo un'insegnante (o un membro dello staff) si trovano le linguette con le sue lezioni e presenze svolte fino a quel momento, i compensi (maturato, già pagato in prima nota e ancora da pagare), il contratto, i messaggi e il tesserino: non serve più cercarli in menu diversi. Nei compensi compaiono solo i pagamenti registrati in prima nota.

Personale: un unico elenco

Amministratori, segreteria e insegnanti compaiono in Anagrafiche (filtri «Admin», «Personale ufficio» e «Insegnante»), un elenco unico con l'etichetta di ruolo (Amministratore, Segreteria, Insegnante, oppure Insegnante + segreteria per chi ha entrambe le schede, senza doppioni), filtri e ricerca. Da ogni riga si apre il tesserino per le presenze, la scheda (dati, compensi, contratto) e, per chi ha un account, i permessi. Il Registro presenze è unico: insegnanti e segreteria insieme, con filtro. Un operatore vede tutte le insegnanti e, della segreteria, solo le proprie timbrature.

Contratto di collaborazione precompilato

Dalla scheda dell'insegnante si stampa il contratto di collaborazione sportiva già compilato con i suoi dati, le discipline dei suoi corsi e le condizioni scritte in un riquadro dedicato: natura del rapporto, durata (se vuota, dal giorno di stampa alla fine dell'anno accademico), modalità di compenso, patto di non concorrenza con ambito territoriale, penale, preavviso, luogo e data. Ciò che resta vuoto esce a puntini da completare a penna. Nel contratto il compenso e il corrispettivo del patto di non concorrenza sono voci distinte.

13Agenda personale

Un elenco di attività con scadenza che ciascuno può assegnare a sé stesso, a un'altra persona dello staff o a un'insegnante: niente più foglietti o cose da ricordare a mente.

• Chi riceve l'attività viene avvisato in automatico con una notifica sul telefono qualche giorno prima della scadenza
• Filtri rapidi Da fare, In scadenza, Scadute, Fatte, con un clic per segnare un'attività come fatta
• Un operatore vede solo le proprie attività; l'amministratore vede e gestisce anche quelle assegnate agli altri
• Un'insegnante vede la propria agenda dal suo link personale (lo stesso delle presenze e della chat) e riceve lo stesso promemoria

14Messaggistica e app installabili

Una chat interna sostituisce sms e telefonate per le comunicazioni di routine, con notifiche push sul telefono.

Con allievi e famiglie

• Conversazione diretta per ogni famiglia (i figli di uno stesso genitore condividono un'unica chat, non una a testa)
• Messaggi broadcast a tutti gli allievi, a un corso, o a un gruppo scelto — con un saluto personalizzato facoltativo ("Ciao [nome],") che si adatta da solo a ciascun destinatario
• Solo amministratori e segreteria possono scrivere agli allievi

Tra insegnanti

• Messaggistica privata uno-a-uno tra insegnanti, visibile anche allo staff (che può intervenire)
• L'amministratore può anche scrivere direttamente a un'insegnante, o a tutte insieme in broadcast

Archivio materiali

Per i file troppo grandi per la chat — video dei saggi, dispense — la segreteria li carica una volta sola e li condivide con un link di download: chi lo riceve non ha bisogno di alcun login. Il link può avere una scadenza e il gestionale conta quante volte il file è stato scaricato.

Le tre app installabili

Non servono store: si installano da un link/QR personale, con "Aggiungi a schermata Home" dal telefono.

15Area famiglia: documenti e richieste

Dalla propria area personale sul telefono, allievi e famiglie gestiscono da soli alcuni documenti e richieste che altrimenti richiederebbero una telefonata o un passaggio in segreteria.

• Attestato annuale di detrazione fiscale scaricabile in autonomia, con l'importo totale calcolato da solo sulle ricevute dell'anno scelto
• Foto o scansione del certificato medico caricabile direttamente dal telefono; la segreteria la vede subito dalla scheda dell'allievo
• Richieste di modifica dati (es. telefono, indirizzo, email cambiati): la famiglia scrive cosa correggere, la segreteria approva o respinge con un motivo
• Documenti di iscrizione sempre disponibili da scaricare — per chi si è iscritto online, il PDF mostra già i consensi sulla privacy realmente dati, con data e ora
• Un'icona "Paga online" dedicata, con un link diretto alla pagina di pagamento della scuola — comoda da telefono, senza dover chiedere le coordinate bancarie a voce

16Bacheca virtuale

Un canale separato dalla chat privata, per avvisi e circolari rivolti a tutta la scuola: chiusure straordinarie, saggi, comunicazioni generali.

• Ogni avviso pubblicato è visibile a tutte le famiglie e allievi, sempre — non c'è un destinatario da scegliere, a differenza dei messaggi broadcast della chat
• Alla pubblicazione parte subito una notifica push sul telefono di tutte le famiglie
• Si può allegare una foto o un PDF, come negli allegati della chat
• È possibile impostare una data di scadenza facoltativa: dopo quella data l'avviso resta consultabile nello storico, ma non più in evidenza

17Rubrica contatti

Una rubrica separata dagli allievi, per fornitori, professionisti ed enti — con invio email e link WhatsApp pronti all'uso.

• Import diretto della rubrica di Mozilla Thunderbird (CSV), con anteprima e controllo doppioni per email
• Categorie create e gestite liberamente (es. "Fornitori", "Enti"), per raggruppare i contatti
• Contatore dei contatti totali e per categoria, sempre visibile — la composizione della rubrica a colpo d'occhio, senza aprire ogni categoria una per una
• Invio email a un contatto singolo o a un'intera categoria, da un indirizzo dedicato
• Link WhatsApp pronti da aprire (click-to-send): il testo è già scritto, sei sempre tu a premere Invia
• Anche qui, lo stesso saluto personalizzato facoltativo ("Ciao [nome],") per email e WhatsApp: un testo diverso per ciascun destinatario, non uno anonimo uguale per tutti
• Anagrafica completa e codice fiscale: la scheda del contatto ha un riquadro facoltativo (nascita, sesso, codice fiscale, residenza); con i dati necessari il codice fiscale si calcola da solo
• Converti in allievo o collega come genitore/tutore direttamente dalla scheda del contatto: la scheda allievo si apre già precompilata, e il contatto resta in rubrica

18Identità unica delle persone

Una stessa persona può passare negli anni tra ruoli diversi — un'allieva che diventa genitrice, un'insegnante che frequenta anche un corso, un'ex allieva ricontattata dalla rubrica. L'archivio Anagrafiche la riconosce come una sola identità, indipendentemente da quante schede (allievo, genitore, insegnante, contatto) la riguardano.

Ricerca trasversale

Da Anagrafiche si cerca per nome, cognome, telefono o codice fiscale attraverso tutte le provenienze insieme. Ogni risultato mostra le qualifiche assegnate — Allievo/a, Genitore Allievo/a, Ex Allievo/a, Genitore Ex Allievo/a, Fornitore, Insegnante, Ex Insegnante, Altro — e una stessa persona può averne più di una contemporaneamente (es. Insegnante e Allievo/a insieme). Le qualifiche sono libere: se ne può aggiungere una nuova al volo, senza restare vincolati alle otto iniziali.

Sospetti doppioni e fusione manuale

La voce Doppioni sospetti del menu Anagrafiche segnala da solo i casi in cui più persone condividono nome e cognome ma non sono ancora state riconosciute come la stessa (tipicamente: nessun codice fiscale in comune). Da lì si sceglie, gruppo per gruppo, se davvero si tratta della stessa persona e si fondono in una sola scheda con un tocco — dati anagrafici, qualifiche e collegamenti alle schede di provenienza restano tutti sulla persona risultante, mai persi.

19Balla & Snella: la sfida del peso

Per il corso fitness "Balla & Snella", una vera e propria gara trimestrale di calo peso tra le iscritte (tutte maggiorenni), integrata nel gestionale senza fogli Excel a parte.

Pesate e classifica

• Tre periodi fissi l'anno (ottobre-dicembre, gennaio-marzo, aprile-giugno — nessun periodo estivo): il primo si crea da solo alla prima pesata inserita
• Inserimento pesate in blocco da Pesate, un campo per ciascuna iscritta, con la data modificabile
• Classifica live sempre visibile durante il periodo, ordinata per kg persi in assoluto; a parità di kg persi vince chi ci ha messo meno giorni (spareggio automatico)
• Chi si iscrive a metà periodo parte dalla pesata rilevata al momento della sua iscrizione, non da quella di inizio periodo

Chiusura periodo e premio

A fine periodo, un pulsante dedicato "congela" la classifica in una fotografia storica che non cambia più, nemmeno correggendo una pesata dopo la premiazione. Compare quindi un banner con la vincitrice e un link già pronto per crearle l'abbonamento trimestrale del periodo successivo gratuito — il gestionale non lo crea da solo, resta un gesto della segreteria. Lo storico di tutti i periodi conclusi resta consultabile da Storico contest.

Il grafico nella scheda allievo, e la privacy in area personale

Chi è (o è stata) iscritta a Balla & Snella ha nella propria scheda un grafico dell'andamento peso nel tempo. Dalla propria area personale sul telefono, ogni allieva vede solo il proprio peso e il proprio grafico — mai la classifica, mai il dato di un'altra partecipante.

20Ballo AntiAge: la scheda di valutazione funzionale

Per le iscritte al corso Ballo AntiAge la scheda cartacea di valutazione funzionale diventa una scheda del gestionale, da compilare e stampare: quattro prove con quattro livelli ciascuna, segnati a inizio e a fine di ogni trimestre.

• Una sezione di menu dedicata Ballo AntiAge, con il logo del corso, che compare solo se il corso esiste e ha iscritte attive (come Balla & Snella), con l'elenco delle allieve e l'elenco delle Valutazioni funzionali
• Le quattro prove: allungamento schiena e flessori, mobilità delle anche (con una sedia), mobilità della schiena (torsione del busto), mobilità delle spalle (bastone/elastico e parete); livelli Limitato, Buono, Ottimo, Eccellente
• Una scheda per allieva e per trimestre (ottobre–dicembre, gennaio–marzo, aprile–giugno): livello raggiunto a inizio e a fine trimestre, date e note; il riepilogo mostra le prove valutate e il miglioramento complessivo. Solo chi è (o è stata) iscritta a Ballo AntiAge ha la scheda
• Stampa in PDF fedele alla scheda cartacea, con le caselle segnate, oppure PDF vuoto già intestato da compilare a penna in sala
• Da telefono, la Home ha la tessera Ballo AntiAge e, con "Aggiungi a schermata Home" dalle pagine delle valutazioni, si ottiene un'icona dedicata che apre subito l'elenco

21Scadenze e solleciti automatici

Il sistema tiene d'occhio da solo certificati medici, assicurazioni, tesseramenti e abbonamenti in scadenza — e avvisa su due canali diversi, senza bisogno di controlli manuali.

Per gli abbonamenti "a scalare" c'è anche un doppio avviso sulle lezioni rimaste, indipendente dalla data: un primo avviso quando restano poche lezioni, uno più deciso quando ne restano solo un paio (anche se la data di scadenza formale è ancora lontana).

Documenti da consegnare

Un elenco stampabile degli allievi attivi per cui certificato medico, assicurazione o tesseramento non risulta consegnato, con la data dell'ultimo sollecito. Da qui si sollecita la famiglia — un allievo alla volta o tutto l'elenco filtrato — via chat interna, email o WhatsApp (per WhatsApp il link è già pronto: premi tu Invia).

Certificati da verificare

I certificati medici caricati dalle famiglie dal telefono restano in attesa finché la segreteria non li apre e li accetta o li rifiuta dalla scheda dell'allievo (utile contro scansioni illeggibili o bianche); se il certificato viene rifiutato, la famiglia deve ricaricarlo.

Tesseramento al Club, quote associative e libro soci

• Quote associative: l'elenco con lo stato del tesseramento di ogni allievo e il pulsante Rinnova, che emette la ricevuta; l'inizio è la data della ricevuta e la scadenza il 30 giugno dell'anno accademico
• Libro soci: registro stampabile degli allievi come soci dell'associazione, con il numero di tessera che si assegna direttamente dall'elenco
• Storico tesseramenti: ogni cambio di scadenza resta registrato

Rinnovi in un clic dalla scheda allievo

Nella sezione Certificazioni e scadenze della scheda: Inserisci certificato apre il modulo già sulla data di rilascio (la scadenza si calcola da sola a 365 giorni); Rinnova l'assicurazione emette la ricevuta e porta la scadenza a 365 giorni dalla data della ricevuta; Rinnova il Tesseramento al Club la porta al 30 giugno dell'anno accademico.

22Report e dashboard

La dashboard non è solo un riepilogo di numeri: un pannello dedicato segnala da solo le situazioni che meritano un'occhiata, senza dover andare a cercarle una per una.

Barra riepilogo in cima alla pagina

Prima ancora di scorrere la pagina, una fila di pillole cliccabili mostra subito se c'è qualcosa da controllare — rate scadute (con il totale in euro), certificati e tesseramenti scaduti, documenti mai forniti, allievi che non si presentano, iscrizioni online in attesa — oppure un semplice "tutto in regola" quando non c'è nulla in sospeso. Accanto, l'etichetta della stagione in corso (es. "2026/2027").

Oggi in tempo reale

Un riquadro dedicato al giorno stesso: quante lezioni sono già state svolte oggi rispetto al totale previsto, l'incasso e il numero di pagamenti di oggi confrontati con la media degli ultimi 30 giorni. Ogni numero apre il proprio elenco di dettaglio con un tocco.

Pannello "Da controllare"

• Allievi con abbonamento attivo che non si presentano da più di 15 giorni
• Rate di pagamento scadute e non ancora pagate, con il totale in euro
• Certificati medici e tesseramenti già scaduti, oltre ai documenti mai registrati (data mai inserita, diverso da "scaduto")
• Richieste di iscrizione online ancora in attesa di approvazione
• Minorenni in anagrafica senza alcun genitore/tutore collegato
• Compleanni della settimana in corso, non solo quelli del giorno
• Pacchetti/trimestrali a scalare conclusi (lezioni esaurite o data superata) senza che sia stato rinnovato un nuovo abbonamento (se il rinnovo è già registrato, anche con partenza futura, l'avviso non compare)

Anche gli ingressi di oggi si vedono distinti per corso, non solo come totale complessivo. Oltre a questo, la dashboard mostra il riepilogo generale della scuola e le scadenze dei prossimi 7 giorni; i report statistici restano disponibili a parte, stampabili sull'andamento della scuola.

23Multisede — per scuole con più sedi

Un'estensione pensata per chi ha (o apre) più di una sede fisica della propria scuola, disponibile come formula separata (vedi Prezzo). Con una sola sede il gestionale resta identico in tutto e per tutto alla versione standard: nessuna funzione in più da imparare finché non serve davvero.

• Ogni allievo appartiene fisicamente a una sola sede, assegnata alla creazione: due sedi non condividono mai allievi o corsi tra loro
• Un operatore può essere assegnato a una sede specifica (vede/gestisce solo quella — allievi, corsi, abbonamenti, ricevute, contabilità, messaggi, bacheca, report) oppure restare "segreteria centrale", con vista e filtro su tutte le sedi insieme
• Ogni sede ha il proprio totem di check-in, configurato con un link pronto in un clic: respinge sempre un tesserino di un'altra sede, senza possibilità di confonderle
• Le insegnanti restano condivise tra le sedi, senza alcuna restrizione — possono lavorare su corsi di sedi diverse liberamente

24Dati, GDPR e licenza

• Modulo di iscrizione con informativa privacy conforme al Regolamento UE 2016/679, generato in PDF pronto da firmare
• Ogni scuola ha i propri dati, separati da quelli di ogni altra installazione
• Il software è concesso in licenza d'uso alla singola scuola cliente, non venduto in proprietà — i dettagli sono nel documento di licenza allegato all'installazione